----------
PEDOMAN KARYA
Rabu, 16 September 2020
OPINI
Pentingnya
Arsip Keluarga
(Pustakawan Madya,
mantan Kabid Pengelolaan Kearsipan, dan mantan Kabid Pembinaan Kearsipan)
----
Setiap kali terjadi
bencana, bukan hanya mendatangkan kerusakan terhadap infrastruktur dan
mengakibatkan penderitaan terhadap manusia, bahkan menelan korban jiwa, melainkan
juga berdampak pada arsip dan dokumen-dokumen penting milik keluarga.
Belajar dari peristiwa
bencana tersebut, sudah saatnya masyarakat memiliki kesadaran untuk menyimpan
arsip penting mereka agar lebih aman pada Depot Arsip milik pemerintah, dalam
hal ini di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Sulawesi Selatan.
Belum banyak yang
mengetahui bahwa tugas DPK adalah mengelola dan menyimpan arsip keluarga, yang
dijamin oleh undang-undang.
Sejauh ini, kebanyakan
orang hanya mengetahui bahwa kegiatan kearsipan yang dilakukan berkaitan dengan
arsip-arsip pada instansi-instansi yang berskala besar, seperti lembaga negara,
pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, dan
organisasi kemasyarakatan. Padahal, kewenangan kearsipan itu juga mencakup
arsip keluarga.
Undang-Undang Nomor 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan, Pasal 1 ayat (2) menyebutkan bahwa arsip adalah
rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi, yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Salah satu komponen
dalam undang-undang itu, yakni “perorangan”. Pada pengelolaan arsip
“perorangan“ inilah terkandung arsip keluarga.
Selain itu, dalam undang-undang
yang sama, pasal 72 (b) disebutkan, bahwa masyarakat berkewajiban menjaga arsip
perseorangan dan arsip keluarga. Dengan demikian, arsip keluarga perlu
diperhatikan dan dikelola dengan baik.
Arsip Keluarga
Arsip keluarga adalah
khazanah arsip atau manuskrip yang tercipta sebagai informasi terekam mengenai
keberadaan dan peran individu anggota keluarga dalam hubungannya dengan
masyarakat, serta cara mereka dalam mengelola kekayaan keluarga (Hadiwardoyo,
2002 dalam Azmi ).
Ada beberapa jenis
arsip keluarga. Pertama, akta kelahiran, yakni akta catatan sipil hasil
percatatan peristiwa kelahiran seseorang. Seorang bayi yang dilaporkan
kelahirannya akan terdaftar dalam kartu keluarga dan diberi nomor induk
kependudukan (NIK) sebagai dasar untuk memperoleh pelayanan masyarakat lainnya.
Kedua,
kartu keluarga (KK), yakni kartu identitas keluarga yang memuat data tentang
susunan, hubungan, dan jumlah anggota keluarga. Kartu keluarga wajib dimiliki
oleh setiap keluarga di Indonesia. Kartu ini berisi data lengkap tetang
identitas kepala keluarga dan anggota keluarganya.
Ketiga,
kartu tanda penduduk (KTP), adalah identitas resmi seseorang sebagai penduduk
Indonesia. Kartu ini wajib dimiliki oleh penduduk yang telah berusia 17 tahun
dan atau telah menikah, yang sekarang berlaku seumur hidup.
Keempat, akta perkawinan, dan kelima, akta perceraian.
Keempat, akta perkawinan, dan kelima, akta perceraian.
Selain itu, ada
beberapa jenis arsip keluarga lain yang tercipta atas pelaksanaan fungsi suatu
keluarga, seperti sertifikat/lisensi hak kekayaan intelektual, bukti properti,
buku tabungan, bukti deposito, polis asuransi, sertifikat, akta tanah, NPWP,
STNK, SIM, BPKB, perjanjian kontrak, surat pindah, paspor, dan bukti pembayaran
berbagai urusan.
Semua arsip keluarga
ini perlu dikelola dengan baik agar bila sewaktu-waktu dibutuhkan, dapat
ditemukan dan disiapkan secara cepat.
Pengelolaan arsip
keluarga secara sistematis sudah menjadi kebutuhan, mengingat setiap anggota
keluarga memiliki kegiatan yang memerlukan dukungan arsip. Ketersediaan arsip
dalam waktu yang cepat, dapat tercapai apabila masing-masing anggota keluarga
memiliki kesadaran untuk mengelola arsipnya secara baik.
Untuk mengelola arsip
keluarga secara efisien, diperlukan pengetahuan tentang manajemen kearsipan,
walaupun sebatas pengetahuan sederhana.
Arsip keluarga yang
tercipta dalam berbagai bentuk dan media tersebut merupakan data penting bagi
setiap anggota keluarga untuk berbagai kepentingan, seperti urusan rumah
tangga, kantor, sekolah, kampus, bank, pajak, asuransi, litigasi, sosial, dan
lain-lain.
Jumlah arsip keluarga
yang tercipta dalam suatu keluarga, akan berbanding lurus dengan jumlah anggota
keluarga, peran, serta aktivitas setiap anggota keluarga dalam kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Semakin banyak anggota
keluarga, peran, dan aktivitasnya, maka akan semakin banyak arsip keluarga yang
tercipta dan memerlukan pengelolaan yang benar.
Namun, apabila mengalami
kesulitan dalam tata kelola arsip keluarga tersebut maka sudah selayaknya
kepala keluarga atau yang bersangkutan berkonsultasi dengan lembaga kearsipan
untuk menyimpan arsipnya secara aman.
Mengapa DPK?
Mengingat pentingnya arsip
keluarga, sebagaimana dijelaskan, maka sudah saatnya arsip-arsip keluarga
tersebut disimpan di Depot Arsip milik Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Sulawesi Selatan.
Ada beberapa alasan
mengapa sebaiknya disimpan di Depot Arsip milik DPK Provinsi Sulawesi Selatan,
yakni (1) DPK adalah lembaga kearsipan provinsi yang diberi amanat oleh UU
untuk mengelola arsip organisasi perangkat daerah (OPD), BUMN, lembaga swasta,
arsip masyarakat atau keluarga.
(2) dijamin
kerahasiannya; (3) memiliki Depot Arsip yang tidak rentan bencana banjir dan
kebakaran; (4) arsip dikelola oleh tenaga profesional; (5) dijamin
pemeliharaannya; dan (6) merupakan salah satu program prioritas DPK.
Kepala DPK Provinsi
Sulawesi Selatan, Mohammad Hasan, dalam berbagai kesempatan pertemuan selalu
mengingatkan pentingnya arsip keluarga dikelola secara baik dan aman.
Sebagai suatu sistem,
maka arsip keluarga harus dikelola secara sistematis layaknya arsip organisasi
atau institusi. Pengelolaan itu mulai dari penciptaan (creation),
penggunaan dan pemeliharaan (use and maintenance), hingga penyusutan (disposal).
Dengan pengelolaan
secara sistematis tersebut, dapat terjamin ketersedian arsip keluarga yang
akurat, terpercaya, dapat digunakan, dan terselamatkannya arsip keluarga yang
memiliki nilai guna kesejarahan.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Sulawesi Selatan, sesuai kewenangannya, akan mengelola arsip statis
keluarga itu sebagai memori kolektif lokal atau nasional untuk kepentingan
pemerintahan dan pelayanan publik. (*)
Artikel terkait:
Layanan Perpustakaan Ramah Anak
Perpustakaan Rentan Terdampak Bencana
BI Corner Juga Hadir di Perpustakaan Unismuh Makassar